Jumat, 17 Juni 2011


PENDATAAN PESERTA UJIAN NASIONAL
( OFFLINE )

Aplikasi Pendataan Ujian Nasional meliputi jenjang pendidikan SD/MI, SMP/MTs/SMPT, SMA/MA serta SMK adalah sebuah sistem aplikasi untuk menangani mekanisme pendataan siswa calon peserta Ujian Nasional.

Saat ini dan selanjutnya sistem pendataan calon peserta ujian nasional akan dilakukan secara online. Kita berharap kegiatan pendataan online ini akan berjalan dengan lancar tanpa halangan apa pun. Namun karena tidak semua daerah dapat mengakses internet dengan baik maka, kami membuat aplikasi pendataan offline ini, tujuannya adalah untuk memudahkan menginput data secara offline dahulu terutama untuk daerah yang sulit mendapatkan jaringan internet, kemudian diupload.

Aplikasi ini tidak memerlukan instalasi, cukup dengan mengcopy file-file berikut, pada folder utama yang dibuat:
1.    BIODATA UN. Exe
2.    msvsc71.dll
3.    vfp9r.dll
4.    vfp9renu.dll
5.    vfp9t.dll
6.    foxypreview.app
7.    ReportBuilder.app
8.    ReportOutput.app
9.    ReportPreview.app

Syarat-syarat penggunaan aplikasi yang dianjurkan sebelum pendataan :
-        Siapkan PC dengan OS Windows XP atau versi sesudahnya ( instalasi lengkap )
-        Pastikan media datanya/harddisk masih cukup untuk menampung data
-        Memori computer yang memadai

A.  PERSIAPAN
Sebelum melakukan entri data, pastikan bahwa :
1.   Sudah mendownload file dari data base pusat yang bernama : rayon11_ppj.dbf dan sek11_pprrj.dbf (11 = tahun 2011; pp = kode propinsi; rr = kode rayon; j = jenjang sekolah (P = SMP/MTs; U = SMA/MA; K = SMK)) dan Kompetensi.dbf.  File ini tidak boleh menggunakan file yang bukan dari data base pusat.

2.   Buat folder untuk area kerja pendataan ( misal : Data-UN11A )
Copykan file berikut ke dalam folder Data-UN11A :
- BIODATA UN. Exe
- msvsc71.dlls
- vfp9r.dll
- vfp9renu.dll
- vfp9t.dll
- foxypreview.app
- ReportBuilder.app
- ReportOutput.app
- ReportPreview.app

3.   Buat sub folder Dataprg pada folder Data-UN11A, kemudian copy-kan file-file hasil download berikut ke dalamnya:
o    Rayon11_ppj.dbf
o    Sek11_pprrj.dbf
o    Kompetensi.dbf  (khusus untuk jenjang SMK)

4.   Sudah tersedia data awal yang akan dipakai sebagai dasar rujukan kebenaran data. Urutkan data manual mulai dari kelas paralel terkecil.

Untuk menjalankan aplikasi, cukup klik2x file BIODATAUN.Exe dan aplikasi akan menampilkan kotak dialog seperti berikut ini ( User ID dan Password masih kosong )


Gambar 1 : Tampilan Login pertama kali

Untuk managemen User ID dan Password, akan diatur kemudian. Kotak kecil di samping ubah jenjang, digunakan untuk memilih jenjang sekolah.

loginsmp.jpg

Gambar 2 : Jika yang dipilih Jenjang SMP/MTs

Setelah memasukkan User ID dan Password, klik Login.





Jika berhasil akan ada tampilan seperti berikut :

awalsmp.jpg

Gambar  3. Menu Utama Aplikasi Pendataan UN

Sistem ini memiliki menu-menu diantaranya: Isi Data, Proses, Cetak, Utilitas, dan Keluar. Dari menu-menu tersebut masih terdapat sub menu-sub menu.

B.   ISI DATA
1.  Data Provinsi
-        Data Provinsi harus diisi selengkap-lengkapnya sesuai format yang tersedia
-        klik Provinsi ; akan terlihat tampilan keterangan dari provinsi yang kita pilih
contohnya : di sini adalah Daerah Istimewah Yogyakarta (DIY), maka semua yang berkaitan dengan dinas provinsi DIY akan terlihat seperti gambar di bawah ini.


Gambar 4
Menu Isi Data Pilihan Sub Menu Provinsi, Jenjang SMP/MTs

2.  Data Kabupaten/Kota
 Setelah data propinsi diisi baru melangkah ke klik Rayon / Kabupaten.
 -   Data Kabupaten > isian dari file rayon11_ppj.dbf  hasil dari download.
 -   Cek dulu, apakah data propinsi dan Kabupaten sudah sesuai ? ( Data Kabupaten cocok dengan propinsi )














Gambar 5
Contoh Tampilan Kabupaten dalam Propinsi DIY

3.  Data Sekolah   >        isian dari file sek11_pprrU.dbf  hasil dari download
(11 = tahun 2011, pp = kode provinsi, rr = kode rayon )
( U = SMA,  K= SMK, dan P = SMP )


Gambar 6.  Sub Menu Sekolah

Langkah 1, 2, dan 3 tersebut di atas mengawali proses pendataan siswa.

Selanjutnya langsung pilih Siswa sekolah yang dikendaki dan klik pada sub menu, entri data siswa dapat dimulai atau dilanjutkan.

Data sekolah tidak dapat diubah, diganti atau diedit tanpa sepengetahuan / seijin pengelola data di pusat ( dhi. PUSPENDIK ).

Jika ada perubahan data atas suatu sekolah atau beberapa sekolah maka Dinas Pendidikan Kabupaten / Kota melaporkan secara tertulis ke Propinsi, selajutnya propinsi melaporkan ke Pengelola Data di pusat.
Sementara menunggu data sekolah di update atau ditambah oleh PUSPENDIK entri data untuk sekolah tersebut ditunda sampai keluarnya data sekolah yang baru.


4.  Data Siswa

a.  Entri Manual berdasar Data Manual

Data siswa dientri per sekolah, secara berurutan mulai dari Kelas paralel kode terkecil ke kode  paralel yang lebih besar, nomor absen terkecil ke yang lebih besar  ( isikan mulai kelas paralel 01 dulu , absen no 1, baru 02 dst. )

Jika berganti kelas parallel bisa diisikan / ketik langsung maka record di bawahnya akan mengikuti ( missal parallel diisi 02 maka record di bawahnya akan terisi otomatis 02, sedang nomor absen akan dimulai lagi nomor 01 dan seterusnya.)


Gambar 7.  Sub Menu Siswa

Data harus diisi selengkap mungkin sehingga nantinya dapat memberikan informasi yang jelas, akurat dan cepat.

Data akan tersimpan secara otomatis ketika berganti record.

Catatan :   Jika computer tiba-tiba mati  saat entri data, sebelum melanjutkan entri, usahakan cek data terakhir yang sedang diisi. Sangat mungkin data terakhir belum tersimpan.

b.  Entri Menggunakan Nomor Peserta Pada SKHUN/SKHUASBN

Untuk entri menggunakan nomor SKHUN; yang perlu disiapkan adalah data Siswa jenjang pendidikan di bawahnya 3 tahun sebelumnya.

Data SMA/MA/SMK memerlukan biodata SMP/MTs 3 tahun sebelumnya.

Data SMP/MTs memerlukan Biodata siswa SD/MI 3 tahun sebelumnya.

Biodata SD atau SMP tersebut tersedia di Server Pusat atau di Pengelola Data di Propinsi. Khusus SMK data table Kompetensi harus sudah tersedia di Dataprg.

Caranya :

Klik pada cek box di kanan atas Input Pakai nomor SKHUASBN untuk peserta SMP/MTs/SMPT atau SKHUN untuk peserta SMA/ MA/SMK.

Cara entri ini tidak berlaku bagi peserta ujian lulusan Paket A, B atau Pontren. Jika  ada maka harus menggunakan entri secara manual.


Gambar  8 : Jika Biodata Siswa 3 Tahun sebelumnya tidak ada.

Jika tidak ada masalah akan terlihat tampilan seperti gambar di bawah ini.
Sudah tersedia format untuk mengisi data nomor  SKHUN tersebut dengan urutan :
Kode jenjang       : 1 digit
Kode tahun         : 2 digit
Kode Propinsi     : 2 digit
Kode Kota/Kab  : 2 digit
Kode Sekolah     : 3 digit
Kode siswa         : 3 digit
Kode Cek digit    : 1 digit
                                               

Gambar 9.  Form Input data siswa dengan nomor SKHUN

Kalau nomor yang dientri benar maka data anak tersebut akan muncul di bawahnya. Jika datanya memang sudah benar, kita dapat menginputnya dengan meng-klik tombol Simpan, kemudian terlihat kolom nomor SKHUN kosong. Lakukan cara ini sampai seluruh siswa pada sekolah tersebut terentri semua.

Gambar 10.  Input data siswa dengan nomor SKHUN SMP/MTs

Setelah selesai, dilanjutkan dengan langkah mengedit atau melengkapi data yang masih kosong, antara lain data tentang: Kelas Paralel, Nomor Absen, NISN, Nomor Induk, Program Studi untuk SMA/MA atau Kd. PS untuk SMK,  dan data lain yang dibutuhkan.

Kode peserta tidak bisa diisi, karena akan diisi secara online, paralel dan nomor absen harus diisi karena digunakan sebagai kode peserta sementara. Khusus SMK: ada pengisian kode program keahlian, untuk melihat daftarnya, bisa menekan tombol “F1” atau doubleklik mouse pada posisi kolom isian Kd. PS.

Untuk SMA masih harus ditambah kode Program Studi ( IPA,IPS,Bahasa atau Agama )
Namun jika nomor SKHUN tidak ditemukan atau salah memasukkan maka tampil pesan seperti pada gambar di bawah ini.


Gambar 11. Tampilan pesan tidak ditemukanya atau nomor SKHUN tidak ada.

5.  Import Data

a.  Data Siswa dari Biorrsss.dbf           
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan strukturisasi ulang atas Biodata  hasil entri data dengan BIOUN.EXE yang lama dan yang sudah dipakai selama ini untuk pendataan, menjadi biodata yang baku. Proses ini akan merubah / Replace isi maupun nama file.

Catatan :
o      Sebelum melakukan proses ini hendaklah sudah ada backup data atau cadangan.
o      Paralel dan Absen harus terisi dan tidak boleh ganda, penamaan file Excel harus sesuai dengan aturan BIOtt_pprrsssj.XLS.

b.  Data Siswa Dari File Excel,

Fasilitas ini digunakan untuk mengimport data siswa dari format excel atau extension xls dan dalam versi 5.0/95’ menjadi Biodata yang baku. Format biodata dengan Excel sudah tersedia atau bisa disediakan oleh program ini.

Cara Import  :
o      Letakkan file excel yang akan di export ke Folder Biodata
o      Pilih / klik dulu nama sekolah yang dikendaki mulai dari Propinsi, Kabupaten dan Sekolah.
o      Klik / pilih Sub Menu Export / Import

Jika seluruh data benar / sesuai maka  pada folder biodata tersimpan file dbf nya.

Catatan :
Struktur data pada file excel tersebut harus sama dengan struktur data pada file hasil Buat Format Excel. Setelah selesai import harap dicermati data tanggal lahir.

c.  Import Nomor SKHUN dari file EXCEL

Fasilitas ini adalah yang paling mudah, karena petugas cukup membuat file EXCEL yang berisikan nomor SKHUN jenjang sekolah sebelumnya, untuk semua siswa yang ada pada sekolah tersebut. Namun demikian file excel itu haruslah memenuhi persyaratan sebagai berikut:
·           Susunan Kolom harus:
Kolom A    =   Paralel kelas;
Kolom B    =   Absen;
Kolom C    =   Nomor  SKHUASBN  atau SKHUN
                                             dengan format: (x-xx-xx-xx-xxx-xxx-x);
Kolom D    =   Kode PS/Program Keahlian jika Sekolahnya SMK;
·           Type filenya harus dalam excel 5.0/95.
·           Penamaan Filenya: BIOtt_pprrsssj-08.XLS

C.   PROSES
Sub dari proses ini adalah :
o   Penomoran
Penomoran dilakukan terpusat secara online. Penomoran dilakukan bukan di Sekolah atau Kabupaten.

o   Rekap
Rekap dapat dilakukan setiap saat dapat dilakukan oleh Kabupaten atau propinsi.


Gambar 12. Rekapitulasi Siswa UN
D.   CETAK
Menu CETAK ini memiliki 3 sub menu yakni: Daftar Siswa, Kartu Ujian, dan Rakap.

Untuk cetak Daftar Siswa ada 3 pilihnan, yakni Verifikasi, DNS, dan DNT, cetakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk Cetak Verifikasi, Daftar Peserta Ujian ini masih belum memiliki nomor ujian, sementara untuk Cetak DNS, DNT setelah dilakukan penomoran.

print.jpg

Gambar 13. Tampilan cetak daftar siswa persekolah

Pada sub menu yang kedua adalah Cetak Kartu Ujian, pencetakan ini dapat per siswa maupun per sekolah. Caranya sangat simpel yaitu dengan memilih sekolah yang akan dicetak kartu ujiannya (jika persekolah), atau memnentukan sekolahnya dan kemudian memilih siswa yaang akan dicetak kartu ujiannya (jika persiswa), lalu klik tombol Cetak.

cetak1.jpg
                                                                              
Gambar 14. Tampilan cetak kartu ujian Per Sekolah
cetak2.jpg
                                                                              
Gambar 15. Tampilan cetak kartu ujian Per Siswa

Pada sub menu cetak terakhir yakni rekap, sub menu ini penting dilakukan karena rekap ini dilakukan sebelum melakukan cetak dan rekap ini dapat dipilih berdasarkan kriteria sekolah yang diinginkan.

Sebagai contoh akan merekap keseluruhan data SMK atau Total dan kriteria dari rekap berdasarkan Pesera atau berdasarkan Kebutuhan Amplop.


Gambar 16. Tampilan merekap data sebelum dicetak

E.    UTILITAS
Pada menu Utilitas ini mempunyai empat sub menu antara lain : Back-Up/Restore, Ganti Password, Set Hak Akses, Tahun Ajaran, dan Validasi data dari keseumuan ini mempunyai fungsi masing-masing dan akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Back-Up/Restore
Menu ini berfungsi memback-up/merestore seluruh file data siswa sesuai dengan daerah yang sedang aktif atau yang sedang di pilih
Contoh Provinsi Daerah Istimewah Yogyakarta dan Rayon Kabupten Bantul, maka seluruh data siswa sekolah yang berada di Rayon Kabupaten Bantul diback-up/restore sesuai dengan pilihan.


Gambar 17 Tampilan Back-up File


Gambar 18 Tampilan Restore File

2.  Ganti Password
Ganti password ini digunakan untuk mengganti password yang lama dengan yang baru dengan alasan untuk keamanan akses terhadap orang-orang yang tidak mempunyai kepentingan.


Gambar 19 Tampilan mengganti password

1.        Set Hak Akses
Hanya admin yang diperbolehkan merubah hak akses setiap user.

2.         Tahun Ajaran
Dan dari Utilitas yang terakhir adalah Tahun Ajaran, sub menu ini hanya untuk merubah tahun ajaran, perubahan tahun ajaran hanya oleh admin saja.

3.  Validasi Data
Proses validasi data ini dilakukan perprovinsi sesuai dengan provinsi yang dipilih. Hasil dari proses validasi berupa file laporan CEK-DATA SMP-diikuti kode propinsi dean Nama Propinsi. Seperti Contoh berikut.


Gambar 20 Tampilan Validasi Data

F.    KELUAR
Menu terakhir adalah menu keluar yakni keluar dari aplikasi pedataan UN. Namun sebelum keluar dari aplikasi ini ada peringatan apakah benar anda ingin keluar? Jika memilh “Yes” maka akan keluar dan jika memilih “No” maka akan kembali ke menu terakhir yang aktif. Untuk lebih jelasnya lihat pada gambar 21.



Gambar 21 Tampilan Keluar Aplikasi


Lampiran 1
Contoh Entri Data Siswa SMP/MTs

Pada dasarnya untuk entri data Siswa SMP, SMA dan SMK adalah sama, yaitu semua kolom/ field yang tersedia harus diisi. Langkah entrinya juga dimulai dari NISN sampai dengan kolom terakhir adalah kode Kota SD/MI atau SMP/MTs  3  tahun sebelumnya (dalam hal ini tahun 2008).

Yang membedakan format isian SMP/Mts dengan SMA/MA adalah pada pemilihan Program Studi (IPA/IPS/Bahasa/Keagamaan). Program Studi harus dipilih dulu sebelum mengisi data siswa selanjutnya.  Sementara itu untuk jenjang SMK adanya Kolom Kd. PS (Program Studi).

siswaData siswa dientri per sekolah secara berurutan mulai dari kolom paralel, No.Absen, NISN, No.Induk, Nama Peserta, Tempat Lahir, dan seterusnya.


















Gambar 22.  Sub Menu Siswa

1.   Meng-input kode kelas “paralel” (2 digit): entrikan kode kelas paralel dari terkecil ke kode kelas paralel yang lebih besar.
2.   Meng-input “No.Absen” (2 digit): entrikan kode nomor absen siswa dari terkecil ke nomor absen yang lebih besar (bisa secara otomatis).
3.   Meng-input “NISN” (10 digit): entrikan NISN siswa bila ada.
4.   Meng-input “No.Induk” (10 digit): entrikan nomor induk sekolah siswa.
5.   Meng-input “Nama Peserta” (50 digit): entrikan nama siswa, disarankan huruf kapital semua.
6.   Meng-input “Tempat Lahir” (40 digit): entrikan tempat lahir siswa.
7.   Meng-input “Tgl.Lahir” (6 digit): entrikan tanggal lahir siswa dengan format 2 angka hari/tanggal, 2 angka bulan, dan 2 angka tahun (misal: “020693”)
8.   Kolom “Tanggal Lengkap” terisi otomatis setelah menginput kolom Tgl.Lahir.
9.   Meng-input “L/P” (1 digit): entrikan jenis kelamin siswa.
10.       Meng-input “Nama Orang Tua”, “Alamat_1”, “Alamat_2”, dan “Kd.Pos” : sangat jelas.
11.       Meng-input “Nopes Mengulang” (20 digit): entrikan nomor peserta tahun lalu.
12.       Meng-input “Kurikulum”, “Agama”, “Kerja Ayah”, ”Kerja Ibu”, “Hobi”, “Cita-cita”, “Pendidikan Ayah”, “Pendidikan Ibu”, “Gaji Ortu”, “Jarak”, “Transportasi”, “Jumlah Saudara” : sangat jelas, lihat keterangan.
13.       Meng-input “Nopes SD/MI” (20 digit): entrikan nomor siswa SD/MI nya.
14.       Kolom “Status Sek SD/MI”, “Jenis SD/MI”, “Kota SD/MI  terisi otomatis bila meng “Input  pakai Nomor SKHUASBN 2008”.

Data harus diisi selengkap mungkin sehingga nantinya dapat memberikan informasi yang jelas, akurat dan cepat.

Data akan tersimpan secara otomatis ketika berganti record.

Untuk menghapus siswa/record klik kotak sebelah kiri kolom paralel hingga berwarna hitam dan 1 baris tercoret, siswa/record otomatis terhapus kalau ganti sekolah lain.



del
 












Gambar 23. Menghapus siswa/record.

Catatan :     Jika computer tiba-tiba mati  saat entri data, sebelum melanjutkan entri, usahakan cek data terakhir yang sedang diisi. Sangat mungkin data terakhir belum tersimpan.

Lampiran 2
Contoh Entri Data Siswa SMA






















































Gambar 24. Entri Data SMA/MA
Untuk menginput data siswa SMA, pada menu Isi Data, pilih Submenu Siswa, di sebelah kanannya terdapat data Provinsi, Rayon, dan Sekolah. Tentukan Rayon dan Sekolah yang akan diinput data siswanya. Pada bagian bawah terdapat pilihan Program Studi, pilih Program Studi sesuai data yang ada.  Jika dalam satu sekolah terdapat semua Program Studi, maka urutan pengentriannya adalah: Program Bahasa, Program IPA, Program IPS, baru kemudian Program Agama.

Apabila seluruh siswa dalam suatu Program Studi sudah selesai maka baru dipilih program studi yang lain. Demikian seterusnya sampai seluruh siswa dalam satu sekolah selesai diinput, baru berpindah ke sekolah yang lain.

Berikut ini penjelasan Pengisian Data pada kolom :
1.   Paralel, diisi angka 01 sampai dengan 99, sesuai dengan jumlah rombongan belajar kelas 12 yang ada di sekolah tersebut. Berganti angka jika ganti kelas paralel berikutnya.
2.   Nomor Absen,  diisi angka mulai 01 sampai dengan angka sejumlah siswa yang ada dalam satu kelas paralel.
3.  NISN, diisi nomor induk siswa ybs. Jika Siswa belum punya NISN usahakan untuk punya nomor tidak perlu menunda entri data. Setelah nomor di dapat baru dilakukan edit.
4.   Nama Peserta, cukup jelas. Pada DNS maupun DNT huruf yang tercetak sesuai dengan entrinya. Sedang cetakan Nama untuk SKHUN menyesuaikan dengan POS.
5.   Tanggal Lahir, diisi dengan format ddmmyy. Perhatikan pula pada Tanggal Lengkap.
6.   Kode Bahasa, diisi sesuai keterangan di bagian bawah sebelah kiri tampilan layar warna hijau.
7.   Nopes SMP/MTs, diisi dengan nomor peserta ketika anak tersebut ikut ujian SMP.
8.   Status SMP/MTs,  diisi  N = Negeri dan S = Swasta. Status SMP/MTs ini adalah sekolah asal Peserta Ujian yang bersangkutan.
9.  Jenis SMP/MTs, adalah diisi dengan kode  1 digit, sebagai berikut :
      1 = SMP               2 = MTs           3 = SMP Terbuka      dan      4 = SMPLB
10.       Kota SMP/MTs,  diisi kode nomor 4 digit, yaitu :
2 digit kode propinsi  +  2 digit kode Kota/Kabupaten

Demikianlah, semua kolom (kecuali kolom: Kd. Pes, Cek Digit, dan Nopes) harus diisi jika memang datanya ada. Akan tetapi ada kolom yang ditidak boleh kosong, yakni kolom Paralel, No. Absen, dan Kolom Nama Peserta.
















Tambahan:
Struktur Folder yang baku untuk pendataan Peserta Ujian Nasional:
-      Drive bisa di mana saja : Drive C, D, E atau lainnya
-      \Data-UN11A
§      BIODATA UN.exe
§      Msvsc71.dll
§      Vfp9r.dll
§      Vfpr9renu.dll
§      Vfp9t.dll
§      Foxypreview.app
§      rebortBuillder.app
§      reportOutput.app
§      reportPreview.app
\04-01\Biodata
§      Bio11_0401101k.dbf
§      Bio11_0401102k.dbf
\04-02\Biodata
§      Bio11_0402101k.dbf
§      Bio11_0402101k.dbf
\Dataprg
§      Data_smp_08_04.dbf
§      Kompetensi.dbf
§      Propinsi.dbf
§      Rayon11_04k.dbf
§      Sek11_0401k.dbf

Penamaan file pendataan:
Biodata       :    BIOtt_pprrsssj.DBF
Sekolah       :    SEKtt_pprrj.DBF
Rayon         :    RAYONtt_ppj.DBF
Propinsi       :    PROPINSI.DBF

Keterangan:
tt        =   tahun ujian                           sss   =   kode sekolah
pp      =   kode propinsi                      j      =   jenjang (P = SMP, U = SMU, K = SMK)
rr       =   kode rayon

Tidak ada komentar:

Posting Komentar